Das Bedürfnis nach Digitalisierung und der Auslegung eines flexiblen, modernen Arbeitsplatzes steigt weiterhin. Dennoch stellt eine solche Umstellung viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Damit der Wandel zum Modern Workplace gelingt, sollte dieser als ein gemeinsam von Management und Mitarbeitern getragener und proaktiver Prozess durchgeführt werden.
Den Weg gemeinsam gehen
Der beste Ausgangspunkt ist eine genaue Analyse des Unternehmens und dessen Bedürfnisse. Bereits in dieser Phase ist es ausschlaggebend, dass Mitarbeiter aktiv eingebunden und ihre Wünsche und Ziele respektiert werden. Durch den Modern Workplace kommt ein Unternehmen in Berührung mit neuen Techniken, Lösungen und Möglichkeiten. Vor allem in der Umsetzung können Mitarbeiter durch ihre Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag helfen. Daraus kann ein individuelles Konzept aus zeitgemäßen Arbeitsweisen sowie modernen Technologien und Systemen erarbeitet werden.
Mindestens genauso wichtiger ist es, einen Unternehmenswandel herbeizuführen und die Arbeits- und Firmenkultur nachhaltig zu verändern. Diese Wandlungsfähigkeit definiert den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich und wird somit zur Notwendigkeit. Der Erfolg der Umstellung hängt wesentlich mit der positiven Einstellung der Mitarbeiter und deren digitaler Affinität zusammen.
Technische Voraussetzungen
Für die Einrichtung eines Modern Workplace im Home-Office müssen verschiedene Bedingungen gegeben sein. Folgende Fragen sollten daher gestellt werden: Wie ist die IT-Infrastruktur des Unternehmens ausgerichtet? Wie gut ist die Internetverbindung am Home-Office-Arbeitsplatz? Welche Datenanbindungen stehen zur Verfügung: Ist Glasfaser vorhanden oder nur VDSL oder ADSL, oder auch das nicht? Stabile Bandbreiten und das in beide Richtungen – also von und zum Unternehmen sowie umgekehrt – sind ein Garant für effizientes Arbeiten.
Digital, individuell, kollaborativ
Der Modern Workplace bringt sowohl für die Mitarbeiter als auch das Unternehmen langfristig viele Vorteile.
In erster Linie kann auf Bedürfnisse von Mitarbeitern, wie Flexibilität oder eine ausgeglichene Work-Life-Balance, besser eingegangen werden. Durch ort-, zeit- und geräteungebundene Arbeitsweisen können Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag freier gestalten. Dies kann Unternehmen anfangs vor große Herausforderungen stellen. Die Anstrengungen werden aber durch Motivations- und Produktivitätssteigerung schnellstens belohnt.
Andererseits wird das Arbeitsumfeld durch internationales Zusammenarbeiten und räumliche Distanz stetig komplexer. Auch hier trägt der Modern Workplace zu einer flexiblen und unkomplizierten Gestaltung bei, etwa durch sogenannte Collaboration Tools wie Microsoft Teams. Für das Unternehmen bedeutet dies eine optimierte Vorgehensweise und wichtige Zeiteinsparungen durch modernisierte Arbeitsmodelle und vereinfachte Methoden.
Außerdem, lohnt sich ein Blick auf die Kosten. Wenn die notwendige Investition in den Modern Workplace mit der richtigen Strategie und Vision umgesetzt wird, entstehen langfristige und nachhaltige Kosteneinsparungen. Durch die Anlehnung an einen Cloud Anbieter können beispielsweise verschiedene Betriebskosten ausgelagert werden. Eine derartige Umstellung kann auch als Chance gesehen werden, sich teure Altsysteme zu entledigen oder auf deren Neuanschaffung zu verzichten.
Der Modern Workplace ist also einerseits Mittel zur Mitarbeiterbindung und Produktivitätssteigerung, andererseits bringt er auch strategische und monetäre Vorteile für moderne Unternehmen.