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Smart Working Modern Workplace

Neuigkeiten in Microsoft Teams

Online-Meetings und Webinars bestimmen noch immer unseren Alltag. Microsoft Teams Besprechungen ermöglichen dabei einen schnellen und unkomplizierten Austausch unter Kollegen oder mit Kunden und Partnern. Hier einige Tipps, um Ihre Besprechungen noch besser zu organisieren!

Gruppenräume erstellen

Bei zahlreichen Teilnehmern in einer Besprechung, kann es oft hilfreich sein die Gruppe aufzuteilen. Mit den Gruppenräumen in Teams ist es möglich innerhalb einer Besprechung weitere, kleinere Räume zu bilden um Themen getrennt zu besprechen oder Gruppenarbeiten besser zu koordinieren.

  • Wählen Sie in den Steuerelementen „Gruppenräume“ aus
  • Wählen Sie in der Dropdownliste die Anzahl der Räume aus
  • Wählen Sie aus, ob Kursteilnehmer automatisch Räumen zugeordnet werden sollen, oder ob Sie dies manuell tun möchten
  • Klicken Sie auf „Räume erstellen“ 

Falls sie die Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, führen Sie auch folgende Schritte aus.

  • Wählen Sie „Teilnehmer zuordnen“ aus
  • Wählen Sie durch das Kontrollkästchen mehrere Teilnehmer aus, die einen Gruppenraum zugeteilt werden sollen
  • Wählen Sie „Zuordnen“ und einen Raum für diese Teilnehmer
  • Weisen Sie so, allen Teilnehmern einen Raum zu
  • Klicke Sie auf „Räume starten“
  • Alle Teilnehmer erhalten eine Pop Up Nachricht und können mit einem Klick ihrem Raum beitreten
  • Um die Gruppenräume wieder zu beenden klicken Sie auf „Räume schließen“.  

 

Anwesenheitsberichte herunterladen

Um die Anwesenheiten an Ihrer Besprechung zu checken ist es nun möglich eine Teilnehmerliste mit Namen der Personen und Angaben zur Zeit, zu der sie beigetreten sind und die Besprechung verlassen haben, herunterzuladen.

Im Chat
Etwa fünf Minuten nach Besprechungsende wird ein Kachelbericht mit der Bezeichnung „Anwesenheitsbericht“ in den Chat geladen. Klicken Sie darauf, um ihn herunterzuladen. Die exportierte CSV-Datei finden Sie in den Downloads des Gerätes.

In der Einladung
Im Besprechungstermin in Ihrem Teams-Kalender finden Sie in der Registerkarte „Details“ eine Kachel mit der Bezeichnung „Anwesenheitsbericht“. Klicken Sie darauf, um ihn herunterzuladen. Die exportierte CSV-Datei finden Sie in den Downloads des Gerätes.

 

Achtung!

Diese neuen Funktionen von Microsoft Teams sind nur für den Besprechungsorganisator verfügbar. Diese Rolle kann jede Funktion in einer Besprechung ausführen. Unter anderem auch:

  • Einladen und Entfernen von Teilnehmern
  • Festlegen und Andern der Rollen anderer Teilnehmer
  • Einlass von Personen aus dem Wartebereich
  • Stummschalten der Teilnehmer und verhindern, dass Teilnehmer diese Stummschaltung aufheben
  • Aufzeichnen der Besprechung
  • Inhalte freigeben
  • Übernehmen der Kontrolle über die PowerPoint-Präsentation eines anderen Teilnehmers

Mit diesen Tipps sind Sie bestens auf Ihre Besprechungen vorbereitet!

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