Es ist hinlänglich bekannt, dass im Einklang mit den Maßnahmen zur Eindämmung der Covid-19-Infektionen Mitarbeiter*innen zuletzt von zuhause arbeiten sollten, sofern mit dem jeweiligen Aufgabenbereich vereinbar ist.
Man möchte meinen, diese Vorgabe umzusetzen, sei für Unternehmen und ihre zahlreichen Mitarbeiter*innen, die zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben nicht zwingend physisch an einen Ort anwesend sein müssen, kein Problem. Schließlich ist immer mehr smart, digital und ohne Umwege erreichbar. Doch in der Realität reicht es nicht aus, dass sich die Arbeitswelt diesem Prozess nur anpasst, es geht viel mehr um Adaption und Integration – und schließlich um die Verinnerlichung.
Digitalisierung bedeutet also nicht einfach, den Mitarbeitern*innen ein paar internetfähige Geräte zur Verfügung zu stellen, mit denen sie fortan arbeiten können. Digitalisierung geht weiter: Sie erfordert neue Arbeitsmethoden, lässt neue Denkmuster zu, schafft neue Wege und Möglichkeiten der Kommunikation und wird so Teil einer Unternehmenskultur, die mitentscheidend ist für Erfolgs- und Wettbewerbschancen.
Was genau zeichnet einen digitalen Arbeitsplatz aus?
Die Mitarbeiter*innen benötigen einen Modern Workplace. Ein solcher ist nicht „nur“ ein moderner, sondern ein digitaler Arbeitsplatz. Wobei weniger seine Digitalität im Vordergrund steht als viel mehr die Tatsache, dass er zeitgemäße, moderne Arbeitsweisen und Technologien zusammenbringt – und zwar angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen.
Und wie sieht der Moderne Workplace von heute und morgen aus? Er ist Dreh- und Angelpunkt, um Menschen und Organisationen gleichermaßen in die Lage zu versetzen, in einem sich schnell entwickelnden Arbeitsumfeld erfolgreich zu sein. Collaboration Tools wie Microsoft Teams definieren gerade in Zeiten der Corona Ausnahmesituation die Arbeitsabläufe neu und stärken Engagement und Unternehmenskultur. Teamarbeit und moderne Geräte, Cloud-Services und die Leistungsfähigkeit des Netzwerks tragen dazu bei, dass der Modern Workplace Brücken zwischen alter und neuer Arbeitswelt, zwischen Abteilungen, Hierarchieebenen und Zeitzonen schlägt.
Laut einer Studie des internationalen Analystenhauses Gartner ist digital vernetztes Arbeiten mit Unterstützung von Social Collaboration Tools keine Innovation mehr. Ob und wie stark Unternehmen von Smart Working profitieren, hängt nicht nur vom Einsatz der jeweiligen Werkzeuge ab, sondern vor allem auch von Haltung, Einstellung und Kultur.
Die Gestaltung des Smart Working hängt von verschiedenen Fragen ab, u.a.: Wie ist die IT-Infrastruktur des Unternehmens ausgerichtet? Wie gut ist die Internetverbindung am Home-Office-Arbeitsplatz? Welche Datenanbindungen stehen zur Verfügung: Ist Glasfaser vorhanden oder nur VDSL oder ADSL, oder auch das nicht? Stabile Bandbreiten und das in beide Richtungen – also von und zum Unternehmen sowie von und zum Home Office – sind ein Garant für effizientes Smart Working. Je schneller die Anbindung ist, desto mehr Tätigkeiten kann der Mitarbeiter von Zuhause abwickeln.
Ein zentraler Schlüssel von Modern Workplace ist die Cloud, die Smart Working erleichtert. Alle Systeme, Prozesse und Anwendungen sind miteinander vernetzt, so wird der digitale Arbeitsplatz jederzeit und überall einsatzbereit, und macht die Zusammenarbeit unternehmensübergreifend und über die Grenzen hinaus möglich. Dabei ist Teamarbeit das Gebot der Stunde: Egal, ob für den langfristigen Erfolg oder ein zeitlich begrenztes Projekt, egal, ob innerhalb des Unternehmens oder gemeinsam mit Geschäftspartner*innen, Lieferant*innen und Kund*innen.
Wie kann der Modern Workplace die persönliche Produktivität unterstützen?
Eine weitere Möglichkeit, den Modern Workplace zu gestalten, ist der Blick auf den Menschen. Genau wie Räume und Technologien ändern sich auch Mitarbeiter*innen, weil sie digitalaffiner werden oder sich ihre Bedürfnisse an die Arbeit ändern und sie ihren work life flow – einen selbstbestimmten Alltag mit fließenden Übergängen zwischen Arbeit und Privatem – (weiter)-entwickeln möchten. In diesem Sinne müssen die Entscheider*innen die Frage stellen: Wie kann der Faktor „Technologie des Modern Workplace“ den Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter*innen gerecht werden? Denn persönliche Produktivität bedeutet, dass Technologie uns und unsere Teams befähigt, mehr zu erreichen, und gleichzeitig den individuell notwendigen Freiraum gibt, wann immer wir ihn brauchen.
Eine immer wichtigere Rolle in diesem Zusammenhang spielt die künstliche Intelligenz (KI), die zum Teampartner für den Menschen wird. Denn dort, wo die menschlichen Fähigkeiten an ihre Grenzen stoßen, kommen intelligente Anwendungen ins Spiel, die unser Leben verändern – es liegt an uns, sie so zu nutzen, dass sie es verbessern.